Aanvraagportal

Inloggen 

  1. Op welke manieren kan ik betalen?
  2. Ik ben verhuisd. Kan ik mijn woonadres wijzigen?
  3. Kan ik mijn documenten opnieuw gebruiken?
  4. Ik word tijdens een aanvraag uit het systeem gezet. Waarom gebeurt dit?
  5. Ik heb een aanvraag ingediend en betaald, maar ik krijg geen bevestiging. Hoe kan dit?
  6. Ik wil mijn tussentijds opgeslagen aanvraag wijzigen/aanpassen. Hoe kan ik dit doen?
  7. Ik wil een aanvraag in het winkelmandje wijzigen/aanpassen. Hoe kan ik dit doen?
  8. Waar kan ik de status van mijn aanvraag bekijken?
  9. Hoe kan ik een aanvraag indienen als niet-Nederlands ingezetene?
  10. Welke speciale karakters worden niet toegestaan bij het indienen van een aanvraag?
  11. Wat betekent de status van mijn aanvraag?
  12. Hoe kom ik erachter of er actuele problemen of storingen zijn?
  13. Met mijn smartphone of tablet kan ik de aanvraagportal niet bereiken. Wat kan ik doen?






Inloggen 

1. Hoe log ik in als particulier?
Als particulier en Nederlands ingezetene logt u in met uw e-mailadres en wachtwoord. Als u voor het eerst inlogt in de aanvraagportal, moet u zich eenmalig registreren. Na de registratie ontvangt u een e-mail met uw wachtwoord. Het wachtwoord kunt u wijzigen nadat u bent ingelogd.
Indien u geen Nederlands ingezetene bent en wilt een aanvraag indienen voor een scheepvaartproduct, logt u in met uw Kiwa ID. Het Kiwa ID vraagt u telefonisch bij ons aan. Met een Kiwa ID kunt u geen digitale tachograafkaarten aanvragen. 

Om met uw particuliere account in te loggen of als u zich voor het eerst wilt registreren in de aanvraagportal, klikt u linksboven op de pagina op 'Particulier'. 

Inloggen als particulier

Indien u eerder bent ingelogd, vult u uw e-mailadres en wachtwoord in. Als u voor het eerst in wilt loggen, klikt u op 'Registreren'. Nadat u bent ingelogd, moet u uw profiel aanmaken.

Registreren voor een particulier account
De gegevens in uw profiel moeten overeenkomen met de gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie. Vul uw gegevens zorgvuldig in. 

Profiel aanpassen


Als u een aanvraag in wilt dienen of als u 'Mijn aanvragen' wilt bekijken, moet u eerst uw account verifiëren. 

De gegevens die u invult, worden geverifieerd bij de gemeentelijke basisadministratie. Als de gegevens niet overeenkomen, krijgt u de melding 'Verificatie mislukt. Controleer de door u ingevulde gegevens.' Mocht u deze melding krijgen, controleer dan het volgende: 

  • Is uw BSN correct ingevuld?
  • Is uw geboortedatum correct ingevuld?
  • Is uw huisnummer correct ingevuld, zonder spaties en toevoegingen? (Bijvoorbeeld: als uw huisnummer 10a is, vult u hier alleen 10 in)
  • Is uw postcode correct ingevuld, zonder spaties?
 

Account verificatie

Bekijk de instructiefilm over het aanmaken van een particulier account:

 

Instructie voor het aanmaken van particulier account en inloggen met een particulier account

Naar boven

 

2. Hoe log ik in als bedrijf? 
Als bedrijf logt u in met eHerkenning. Met eHerkenning kunnen bedrijven zich digitaal identificeren en op een veilige manier gegevens uitwisselen. U kunt eHerkenning aanvragen via www.eherkenning.nl. Betrouwbaarheidsniveau 1 met machtiging voor de hele onderneming volstaat om in te loggen in de aanvraagportal.

Om met uw eHerkenning inloggegevens in te loggen in de aanvraagportal, klikt u linksboven op de pagina op 'eHerkenning'. 

Inloggen met eHerkenning

Vervolgens selecteert u hoe u wilt inloggen en vult u de gebruikersnaam en wachtwoord in van uw eHerkenning inloggegevens. 

Keuzemenu eHerkenning
Als u voor het eerst inlogt, moet u een gebruikersprofiel aanmaken. Vul alle velden zorgvuldig in. Als het niet lukt om een profiel aan te maken, is het mogelijk dat er reeds een contactpersoon bestaat met hetzelfde e-mailadres dat u heeft opgegeven. Probeer het nog eens met een ander e-mailadres. 

Profiel aanpassen (eHerkenning)

Instructie voor het inloggen als bedrijf met eHerkenning

 

3. Wat zijn de voordelen van eHerkenning? 
Via eHerkenning kunt u als bedrijf veilig en gemakkelijk persoonsdocumenten aanvragen voor uw medewerkers. Als u inlogt met eHerkenning worden alle gegevens van uw onderneming automatisch opgehaald uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Alle voordelen van het gebruik van eHerkenning kunt u vinden op www.eherkenning.nl.

 

 4. Ik ben ingelogd met eHerkenning, maar ik kan geen profiel aanmaken. Wat moet ik doen? 
Als u bent ingelogd met eHerkenning en het aanmaken van een profiel lukt niet, is het mogelijk dat er reeds een contactpersoon bestaat met hetzelfde e-mailadres dat u heeft opgegeven. Probeer het nog eens met een ander e-mailadres. 

Naar boven

 

 5. Het lukt niet om in te loggen als particulier. Wat moet ik doen? 
Als het niet lukt om in te loggen met uw particuliere account, kunt u het volgende proberen:

  1. Controleer of u in het beginscherm van de aanvraagportal heeft gekozen voor “Particulier” (links bovenaan de pagina). Met particuliere inloggegevens kunt u niet inloggen onder “Kiwa ID”.
  2. Vernieuw de pagina met de F5 toets en probeer opnieuw in te loggen met uw inloggegevens. Pagina’s in de aanvraagportal blijven maximaal 20 minuten actief. Met de F5 toets vernieuwt u de pagina en is deze weer te gebruiken. 

Naar boven

 

 

Uploaden bijlagen    

 

1. Hoe moet ik de pasfoto toevoegen aan mijn aanvraag?  
De pasfoto moet aan de volgende eisen voldoen zodat het toegevoegd kan worden aan uw aanvraag in de portal: 

  • Voor digitale tachograafkaarten: de afbeelding moet minimaal 300 x 400 pixels bevatten (komt overeen met het inscannen van een afbeelding van 3,5 x 4,5 cm op 300 DPI).
  • Voor scheepvaartproducten: de afbeelding moet minimaal 552 x 709 pixels bevatten (komt overeen met het inscannen van een afbeelding van 3,5 x 4,5 cm op 400 DPI).
  • De afbeelding moet een jpg, jpeg, jpe, gif, png, tiff of tif bestand zijn (gebruik geen tiff of tif bestand als u FireFox of Chrome gebruikt om uw aanvraag in te dienen).
  • De afbeelding is niet groter dan 5 MB.
Nadat u de foto heeft toegevoegd aan uw aanvraag, kunt u de pasfoto bijsnijden in de portal. De portal zorgt ervoor dat de uitsnede de juiste verhouding heeft. Let bij het uitsnijden op het volgende: 
  • de resulterende afbeelding mag geen witranden bevatten;
  • als de uitsnede niet kleiner wordt, heeft u met de uitsnede het minimum aantal pixels bereikt;
  • zorg ervoor dat uw hoofd geheel vrij is in de uitsnede, maar zorg er ook voor dat uw hoofd niet te klein is in de uitsnede. In de breedte zou uw hoofd ongeveer 2/3 tot 3/4 van de resulterende afbeelding moeten vullen.  

Instructie voor het uploaden van de pasfoto en handtekening

Naar boven



2. Aan welke eisen moet de pasfoto voldoen? 
 
Als u een digitale tachograafkaart, een Nederlands vaarbevoegdheidsbewijs of bekwaamheidsbewijs of een monsterboek aanvraagt, moet uw pasfoto aan dezelfde eisen voldoen als een pasfoto voor een Nederlands paspoort of identiteitsbewijs. Vraagt u een erkenning van het vaarbevoegdheidsbewijs of bekwaamheidsbewijs voor tankers aan, dan mag de pasfoto 'passport like' zijn. Dat betekent dat een pasfoto gebruikt mag worden die aan de regelgeving van het betreffende land voldoet. Wij kijken hiervoor naar het paspoort van de betreffende zeevarende.

Daarnaast moet de pasfoto aan een aantal eisen voldoen zodat het in de portal aan uw aanvraag toegevoegd kan worden:

  • Voor digitale tachograafkaarten: de afbeelding moet minimaal 300 x 400 pixels bevatten (komt overeen met het inscannen van een afbeelding van 3,5 x 4,5 cm op 300 DPI).
  • Voor scheepvaartproducten: de afbeelding moet minimaal 552 x 709 pixels bevatten (komt overeen met het inscannen van een afbeelding van 3,5 x 4,5 cm op 400 DPI).
  • De afbeelding moet een jpg, jpeg, jpe, gif, png, tiff of tif bestand zijn (gebruik geen tiff of tif bestand als u FireFox of Chrome gebruikt om uw aanvraag in te dienen).
  • De afbeelding is niet groter dan 5 MB.
  • De afbeelding mag geen witranden bevatten.
  • De afbeelding moet recht in de uitsnede staan (dus niet gekanteld of gedraaid).
  • Als de uitsnede in de aanvraagportal niet kleiner wordt, heeft u met de uitsnede het minimum aantal pixels bereikt.
  • Zorg ervoor dat uw hoofd geheel vrij is in de uitsnede, maar zorg er ook voor dat uw hoofd niet te klein is in de uitsnede. In de breedte zou uw hoofd ongeveer 2/3 tot 3/4 van de resulterende afbeelding moeten vullen. 
 


3. Hoe moet ik de handtekening uploaden? 
Het bestand met de handtekening moet voldoen aan de volgende eisen zodat het toegevoegd kan worden aan uw aanvraag in de portal: 
  • Het bestand moet een jpg, jpeg, jpe, gif, png, tiff of tif zijn (gebruik geen tiff of tif bestand als u Firefox of Chrome gebruikt om uw aanvraag in te dienen).
  • Het bestand is maximaal 5 MB.
  • De handtekening is minimaal 500 pixels hoog en 300 pixels breed. 
  • De handtekening mag geen witranden bevatten.
  • De handtekening mag niet gekanteld of gedraaid zijn.
  • De handtekening moet zwart zijn.
  • De achtergrond van de handtekening moet wit zijn. 
 
Tijdens de aanvraag kunt u het bestand met de handtekening toevoegen en eventueel de uitsnede bewerken.

Instructie voor het uploaden van de pasfoto en handtekening


 4. Mijn pasfoto heeft niet het juiste formaat. Wat kan ik doen? 
U kunt uw pasfoto aanpassen. Windows gebruikers kunnen gebruik maken van IDPhoto4You. Apple gebruikers kunnen hiervoor gebruik maken van iPhoto.

Als uw pasfoto te klein is om te bewerken, raden wij u aan om een pasfoto met een hogere resolutie te gebruiken. Indien nodig kunt u deze aanpassen met IDPhoto4You voor Windows gebruikers of iPhoto voor Apple gebruikers.

 


5. Hoe kan ik meerdere afbeeldingen tegelijk aanpassen? 
Door het aanpassen van het fotoformaat kan de beeldverhouding veranderen. Om meerdere foto's aan te passen, kunt u het programma Image Resizer downloaden. Na installatie van dit programma ziet u het menu 'Resize Pictures' als u met uw rechtermuisknop op een afbeelding klikt. U kunt meerdere foto's aanpassen door verschillende afbeeldingen te selecteren en dan via de rechtermuisknop het menu te selecteren. Via dit menu kunt u de formaten van de afbeeldingen aanpassen.
 



6. Ik wil een bijlage toevoegen aan mijn eerdere aanvraag. Kan dit? 
Alleen als uw aanvraag incompleet ingediend is of als wij u een brief gestuurd hebben met het verzoek om één of meerdere bijlagen (opnieuw) aan te leveren, kunt u via de aanvraagportal een bijlage toevoegen. Ga daarvoor naar de 'Lopende aanvragen' en klik op de betreffende aanvraag om de details te zien. Daar ziet u de knop 'Bijlage toevoegen'. In andere situaties kunt u geen bijlage toevoegen aan uw ingediende aanvraag in de portal. Als uw aanvraag incompleet is omdat de pasfoto en/of handtekening ontbreekt, dan kunt u ook gebruik maken van het aan u gezonden pasfoto en/of handtekening formulier. Maakt u hier gebruik van, houdt dan rekening met een langere doorlooptijd van uw aanvraag.

Naar boven



7. Waar kan ik een digitale pasfoto laten maken dat voldoet aan de eisen voor de aanvraag van een digitale tachograafkaart? 
De pasfoto voor de aanvraag van een digitale tachograafkaart moet aan dezelfde eisen voldoen als een pasfoto voor een Nederlands paspoort of identiteitsbewijs. Wij raden u daarom af om zelf een pasfoto met uw smartphone of digitale camera te maken. U kunt digitale pasfoto’s laten maken bij:   
  • Erkende vakfotografen
  • Winkels met pasfoto service
  • Online fotoservice diensten  
 

Naar boven


 8. Hoe kan ik een digitaal bestand van mijn handtekening maken? 
U kunt een digitaal bestand maken van uw handtekening door:  
  • uw handtekening op papier inscannen met een scanner;
  • uw handtekening met een tool (bijvoorbeeld Signature Maker) op uw computer, smartphone of tablet te maken en op te slaan.     
 

Het bestand met de handtekening moet voldoen aan de volgende eisen zodat het toegevoegd kan worden aan uw aanvraag in de portal:  

  • Het bestand moet een jpg, jpeg, jpe, gif, png, tiff of tif zijn (gebruik geen tiff of tif bestand als u Firefox of Chrome gebruikt om uw aanvraag in te dienen).
  • Het bestand is maximaal 5 MB.
  • De handtekening is minimaal 500 pixels hoog en 300 pixels breed.     
 
Tijdens de aanvraag kunt u het bestand met de handtekening toevoegen en eventueel de uitsnede bewerken. Zorg ervoor dat de handtekening geen witranden bevat en niet gekanteld of gedraaid is. 

Wij raden u af om uw handtekening vanaf een wit papier met uw smartphone te fotograferen. Door slechte belichting wordt de achtergrond (donker)grijs en/of ontstaan er schaduwlijnen waardoor wij de handtekening afkeuren.

Instructie voor het uploaden van de pasfoto en handtekening

Naar boven



Systeem  

1. Op welke manieren kan ik betalen?
U kunt direct online betalen via: 
  • iDeal
  • creditcard (MasterCard of VISA)
U kunt eventueel ook achteraf overboeken, na ontvangst van uw factuur. Wij zullen de behandeling pas starten nadat de aanvraag compleet is, inclusief betaling.



2. Ik ben verhuisd. Kan ik mijn woonadres wijzigen? 
Wanneer u uw adreswijziging doorgeeft aan de gemeente, worden uw gegevens automatisch in de aanvraagportal gewijzigd. U kunt uw woonadres niet zelf wijzigen. Het is wel mogelijk om uw correspondentieadres handmatig te wijzigen. Hiervoor logt u in via de aanvraagportal en klikt u in het menu aan de linkerkant van de pagina op 'Profiel aanpassen'.
 

 

 3. Kan ik mijn documenten opnieuw gebruiken? 
Wanneer u een nieuwe aanvraag indient, kunt u eerder ingediende documenten opnieuw gebruiken, zolang ze nog geldig zijn. Indien u andere documenten wilt aanleveren, is dat ook mogelijk.
 

4. Ik word tijdens een aanvraag uit het systeem gezet. Waarom gebeurt dit? 
U kunt maximaal 120 minuten ingelogd zijn in de aanvraagportal. Na het verstrijken van deze termijn, wordt u automatisch uitgelogd. Daarna kunt u weer inloggen voor maximaal 120 minuten. Alle opgeslagen (deel)aanvragen blijven bewaard wanneer het systeem u afmeldt. Wij adviseren u dan ook om elke stap op te slaan tijdens uw aanvraag. Ook als u langer dan 15 minuten in dezelfde aanvraag stap blijft, wordt u automatisch uitgelogd.
 



5. Ik heb een aanvraag ingediend en betaald, maar ik krijg geen bevestiging. Hoe kan dit? 
U kunt maximaal 120 minuten achter elkaar ingelogd zijn in de aanvraagportal. Na het verstrijken van deze termijn, wordt u automatisch uitgelogd. Een betaling die wordt verricht op het moment dat de termijn verstrijkt leidt tot een storing waardoor de ontvangstbevestiging en betalingsbevestiging een dag later pas zichtbaar worden. De aanvraag en betaling zijn overigens wel verwerkt. Wij vragen u een e-mail te sturen aan vergunningen@kiwa.nl met de volgende informatie:  
  • een screenshot met de vermelding van de storing;
  • alle handelingen die u hebt verricht tot het indienen van uw aanvraag.
Hierna ontvangt u van ons zo spoedig mogelijk de bevestiging van uw aanvraag.
 


6. Ik wil mijn tussentijds opgeslagen aanvraag wijzigen/aanpassen. Hoe kan ik dit doen? 
Om uw aanvraag tussentijds te wijzigen of aan te passen, klikt u links in het menu op 'Mijn aanvragen'. In het tabblad 'Geparkeerde aanvragen' staan de tussentijds opgeslagen aanvragen die u nog niet in het winkelmandje geplaatst heeft of die u nog niet heeft ingediend. Klik op de geparkeerde aanvraag om deze wijzigen of aan te passen. 

 


7. Ik wil een aanvraag in het winkelmandje wijzigen/aanpassen. Hoe kan ik dit doen? 
U kunt een aanvraag in het winkelmandje wijzigen/aanpassen door op het kruisje achter de aanvraag te klikken. Er wordt u gevraagd of u de aanvraag definitief wilt verwijderen of parkeren. Als u kiest voor 'parkeren' kunt u de aanvraag daarna onder uw geparkeerde aanvragen openen, aanpassen en opnieuw in het winkelmandje plaatsen.
 

8. Waar kan ik de status van mijn aanvraag bekijken? 
Wanneer u inlogt in de aanvraagportal, kunt u in het menu aan de linkerkant van de pagina op 'Mijn aanvragen' klikken. Hier vindt u informatie over de status van uw aanvragen.
 

9. Hoe kan ik een aanvraag indienen als niet-Nederlands ingezetene? 
Om als niet-Nederlands ingezetene een aanvraag in te dienen voor een scheepvaartproduct, kunt u contact met ons opnemen.
 

10.Welke speciale karakters worden niet toegestaan bij het indienen van een aanvraag?

In de onderstaande tabel ziet u welke speciale karakters wel en welke niet worden toegestaan in de aanvraagportal. De karakters die niet worden toegestaan, worden geweigerd omdat ze een veiligheidsrisico met zich meebrengen.
  
Wel toegestaan Niet toegestaan
;
/
@ "
& <
- >
_ \
+ !
  #
  $
  %
 
  *
  (
  )
  =
 
 

 11. Wat betekent de status van mijn aanvraag?

Status in de aanvraagportal  Betekenis
Afgesloten De aanvraag is afgesloten.
Afgewezen De beschikking is aangemaakt en wordt verstuurd.
Afwijzing voorgenomen De brief 'voornemen tot afwijzen' is aangemaakt en wordt verstuurd. U heeft twee weken om te reageren.
Bezwaar in behandeling U heeft bezwaar ingediend bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de ILT.
Buiten behandeling gesteld De beschikking is aangemaakt en wordt verstuurd.
In behandeling Kiwa Register is bezig met de behandeling van de aanvraag.
Incompleet en/of onbetaald De aanvraag is incompleet ingediend en/of de factuur is nog niet betaald. Als de aanvraag incompleet is, heeft u onder 'Mijn aanvragen' de mogelijkheid om bijlagen te uploaden. Als u niet de mogelijkheid ziet om bijlagen te uploaden, dan is de factuur nog niet (of niet geheel) betaald.
Toegekend Uw product wordt geproduceerd en verzonden. Als u een digitale tachograafkaart heeft aangevraagd, krijgt u een bezorgbericht.
Wacht op aanvulling Eén of meerdere bijlagen zijn afgekeurd. De brief waarin wij u om aanvullende gegevens vragen is aangemaakt en wordt verstuurd.

 

Vragen over de status van uw aanvraag worden niet door onze klantenservice beantwoord. In de aanvraagportal kunt u de status van uw digitale tachograafkaart of scheepvaartproduct inzien.

Naar boven

 

 12. Hoe kom ik erachter of er actuele meldingen zijn die invloed hebben op mijn aanvraag?
Klik hier voor een overzicht van actuele meldingen. 

Naar boven

 

13. Met mijn smartphone of tablet kan ik de aanvraagportal niet bereiken. Wat kan ik doen?
De huidige aanvraagportal is niet ingericht op het gebruik met smartphones of tablets. Wij adviseren u uw aanvraag op een pc of laptop in te dienen. 

Naar boven