Update coronavirus, klik hier voor meer informatie

Privacyverklaring

The English version of the privacyverklaring/privacy statement can be found here.

Kiwa Register wil vertrouwen scheppen en daarom is uw privacy belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring lichten we toe welke persoonlijke gegevens wij verzamelen, hoe we deze verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.

Kiwa Register biedt een breed scala aan producten en diensten waarop deze verklaring van toepassing is. Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien en bijgewerkt omdat onze producten en diensten kunnen veranderen.

Kiwa Register investeert in het beschermen van uw privacy door de kennis, professionaliteit en het ethisch bewustzijn van medewerkers en contractanten te verbeteren. We nemen passende maatregelen om de adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Later in deze privacyverklaring wordt besproken hoe u uw rechten als individu kunt uitvoeren.

Wie zijn wij?

Jaarlijks verstrekt Kiwa Register namens de Minister van Infrastructuur en Waterstaat ruim 100.000 vergunningen en bevoegdheden aan natuurlijke personen en bedrijven in de luchtvaart, zeevaart, binnenvaart en het personen- en vrachtvervoer over de weg. Kiwa Register is onderdeel van Kiwa N.V., een internationale onderneming op het gebied van testen, inspecties en certificering (TIC).

Welke persoonlijke gegevens verzamelen we?

Kiwa Register verzamelt persoonsgegevens om u onze producten en diensten te kunnen bieden. De persoonlijke gegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van de aard van het product dat wij bieden of de dienst die wij leveren. Privacy gevoelige persoonsgegevens wordt alleen verwerkt wanneer dit uitdrukkelijk vereist is in de wettelijke verplichtingen.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
  • Bankrekeningnummer;
  • Burgerservicenummer (BSN).
Kiwa Register verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
  • Geneeskundige verklaring, met als doel de aanvrager als fit of niet fit aan te wijzen;
  • Een verklaring omtrent het gedrag, met specifieke screeningsprofielen 65 en/of 70;
  • Kredietwaardigheidscheck (Bij Kiwa Register wordt bij sommige aanvragen voor zakelijke vergunningen gevraagd naar de kredietwaardigheid van de aanvrager. Deze bedrijf gerelateerde gegevens kunnen mogelijk herleid worden naar persoonsgegevens.);
  • Gegevens uit het Basisregistratie Personen (BRP).
Tevens worden incidenteel gegevens verzameld naar aanleiding van het bezoeken en navigeren op onze website. Deze gegevens kunnen zijn: locatiegegevens, IP-adressen, gegevens over uw activiteiten op onze website, of gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk). Meer informatie over de gegevens die worden verzameld door bezoek aan de website van Kiwa Register vindt u in ons cookiebeleid.

Voor welke doeleinden gebruiken we persoonlijke gegevens?

Kiwa Register voert een beleid waarbij alleen persoonsgegevens verzameld worden die nodig zijn om te verwerken. Wij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen met uw toestemming of in geval van noodzaak, zoals de uitvoering van een contract, wettelijke verplichtingen, het uitvoeren van een taak in het algemeen belang of voor onze eigen legitieme belangen. Hieronder vindt u een opsomming van de redenen die Kiwa Register hanteert voor het verwerken van persoonsgegevens en welke grondslag hiermee overeenkomstig is. Voor meer informatie over de grondslagen verwijzen wij u naar de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw persoonlijke gegevens zijn nodig voor een of meer van de volgende doelen:
  • de beoordeling en acceptatie als klant, leverancier of zakenpartner;
    • Grondslag 3: wettelijke verplichting
  • de ontwikkeling en verbetering van producten en/of diensten;
    • Grondslag 6: gerechtvaardigd belang
  • het sluiten en navolgen van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakenpartners;
    • Grondslag 2: uitvoeren van overeenkomst
  • het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
    • Grondslag 6: gerechtvaardigd belang
  • de uitvoering van bedrijfsprocessen, interne aansturing en managementrapportages;
    • Grondslag 6: gerechtvaardigd belang
  • gezondheid, veiligheid, beveiliging en integriteit;
    • Grondslag 4: vitale belangen
  • naleving van de wet;
    • Grondslag 3: wettelijke verplichting
  • de bescherming van de wezenlijke belangen van personen;
    • Grondslag 4: vitale belangen

Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?

Kiwa Register verwerkt uw persoonsgegevens op twee verschillende manieren: in het datacenter van Kiwa Register en applicaties (cloud) van geselecteerde derde partijen voor specifieke producten en diensten. Kiwa Register hanteert een strikt beveiligingsbeleid  zoals voorgeschreven door NCSC. Daarnaast volgt Kiwa Register de normenkaders van ETSI 319-401, 319-411-1, 319-411-2 en NETSEC om de adequate beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wanneer we gebruikmaken van een applicatie (cloud) van een derde partij, kiezen we ervoor om samen te werken met marktleiders of andere partijen die voldoen aan de EU-wetgeving en die uitgebreide beveiligings- en privacy maatregelen hebben genomen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Kiwa Register bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijn van uw persoonsgegevens hangt af van het soort proces waarvoor ze nodig zijn. Voor veel van onze producten en diensten maken uw persoonlijke gegevens deel uit van een continu proces. Daarom worden uw persoonsgegevens opgeslagen tot dat proces eindigt. Indien er bijvoorbeeld sprake is van geldige bevoegdheden of vergunningen, dan is Kiwa Register wettelijk verplicht om de volledige duur van geldigheid de persoonsgegevens op te slaan.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

Om u producten en diensten van Kiwa Register te kunnen bieden, kunnen derden indien nodig gegevens van ons over u ontvangen. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met anderen die gelieerd zijn aan onze producten en diensten. Persoonlijke gegevens van gevoelige aard worden niet gedeeld, tenzij de wettelijke ontheffingen strikt worden gevolgd of in noodgevallen waarin uw wezenlijke belangen het best worden gediend door het delen van relevante informatie. Ook het delen van persoonsgegevens buiten de EU en de EER gebeurt uitsluitend als het desbetreffende land een passend beschermingsniveau van persoonsgegevens hanteert, of als hiermee een wettelijke ontheffing strikt wordt gevolgd.

Voor meer informatie over het delen van persoonlijke gegevens in de verschillende domeinen van Kiwa Register verwijzen wij u naar de volgende documenten:

Wie heeft er toegang tot uw gegevens?

Intern beperkt Kiwa Register de toegang tot uw gegevens tot een select aantal medewerkers die toegang nodig hebben voor het uitvoeren van werkzaamheden zoals vergunningverlening.  Deze toegang wordt bepaald aan de hand van het ‘least privilege’ principe. Dat wil zeggen, alleen degenen die uw gegevens daadwerkelijk actief moeten verwerken, mogen dit doen. Het ‘least privilege’ principe betekent dat we het werken met persoonlijke gegevens alleen toevertrouwen aan personen die we hebben gemachtigd om toegang te krijgen tot dergelijke gegevens. Tevens is de toegang tot persoonlijke gegevens tot het strikte minimum beperkt. Dit geldt ook voor onze leveranciers of derden met wie we samenwerken. Hier bovenop ondertekenen alle medewerkers van Kiwa Register en van derde partijen geheimhoudingsverklaring. Ook hanteert Kiwa Register verwerkersovereenkomsten met derde partijen die optreden als verwerkers.

Uw rechten als individu

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft u een aantal rechten. Deze individuele rechten zijn vastgelegd in het AVG en Kiwa Register werkt ten alle tijden conform deze wettelijke eisen.

Deze rechten omvatten het recht om te worden geĆÆnformeerd als er persoonsgegevens worden verzameld, het recht op toegang en het recht om uw gegevens te corrigeren als deze onjuist zijn. Ook kunt u onder specifieke, in het AVG vastgelegde omstandigheden verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken. Bovendien heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of tegen de geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Tot slot heeft u recht op gegevensportabiliteit (het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens). Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij u naar de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een of meerdere van de bovenstaande verzoeken kunt u indienen via e-mail, post of via ons klachtenformulier. Het e-mailadres en het postadres vindt u op onze contactpagina. Van belang is dat u hierbij duidelijk maakt om welk verzoek het precies gaat en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft. Ook biedt Kiwa Register na elk besluit de mogelijkheid om hierop in bezwaar te gaan. Na een besluit versturen wij altijd een beschikking, waarin deze mogelijkheid wordt toegelicht. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij Kiwa Register. Informatie over het indienen van een klacht vindt u hier: het klachten regelement.

Naast deze rechten heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over deze privacyverklaring

Deze versie van de Kiwa Register privacyverklaring is opgesteld in april 2020.

Wij zullen deze privacyverklaring bijwerken als er wijzigingen van toepassing zijn. Als er materiƫle wijzigingen zijn in de verklaring of in de manier waarop Kiwa Register uw persoonlijke gegevens gebruikt, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen door dergelijke wijzigingen op een prominente manier op onze website te plaatsen of door u persoonlijk een bericht te sturen.

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze privacyverklaring van Kiwa Register en de voorwaarden van overeenkomst(en) tussen een klant en Kiwa Register, prevaleren de voorwaarden van deze overeenkomst.

Vragen over uw privacy bij Kiwa Register?

Als u nog vragen heeft over ons privacy beleid kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer, mevrouw L. Stoffer: register.security@kiwa.nl.