Klachtenreglement

Klachtenregeling Kiwa Register

Wij doen ons best om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Klantvriendelijkheid staat bij ons hoog in het vaandel. Onze medewerkers stellen alles in staat u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Indien u van mening bent dat onze medewerkers u of uw aanvraag niet op een correcte manier hebben behandeld, kunt u daarover bij ons een klacht indienen. Wij luisteren naar u en zoeken graag samen met u naar een oplossing. 

Neemt Kiwa Register alle klachten in behandeling?

Wij zijn gehouden aan nationale en internationale regelgeving voor het registreren en uitgeven van vergunningen en wettelijke bevoegdheden.

Wij nemen klachten in behandeling over onderwerpen waar wij invloed op hebben zoals: 

  • de gedragingen van Kiwa Register medewerkers of partijen die namens Kiwa Register werkzaamheden uitvoeren;
  • het niet nakomen van de toegezegde levertijden of gemaakte afspraken;
  • onjuiste of onvolledige informatie op toegezonden vergunningen en/of documenten;
  • onze bereikbaarheid.

Wij behandelen geen klachten die betrekking hebben op: 

  • wettelijke regels;
  • regeringsbeleid;
  • door de minister vastgestelde tarieven;
  • bevoegdheden die u al dan niet zijn toegekend;
  • beschikking;
  • zaken die meer dan een jaar oud zijn.

Wat gebeurt er met uw klacht?

Nadat wij uw klacht hebben ontvangen, sturen wij u een schriftelijke ontvangstbevestiging. Ook nemen wij telefonisch contact met u op. U krijgt hierbij de gelegenheid om uw standpunt toe te lichten. Indien gewenst wordt de inhoud van dit gesprek schriftelijk aan u teruggekoppeld. We streven ernaar uw klacht binnen vijf werkdagen af te handelen. De klacht wordt behandeld door een andere persoon dan degene die betrokken is bij het feit waar uw klacht over gaat. 

Bent u het niet eens met de toekenning/afwijzing van uw aanvraag?

Bent u het niet eens met het namens de Minister van Infrastructuur en Milieu genomen besluit (de beschikking) dan kunt u hier, binnen zes weken na dagtekening van de beschikking, bezwaar tegen maken bij de Inspectie Leefomgeving en Transport. Het postadres vind u op de beschikking die u van Kiwa Register hebt ontvangen. 

Welke gegevens hebben wij van u nodig?

Om uw klacht goed te kunnen behandelen, hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Vermeldt de volgende informatie in het digitale klachtenformulier of in uw brief: 

  • uw naam, (e-mail)adres en telefoonnummer waarop u tijdens kantooruren bereikbaar bent;
  • het product en dossiernummer van de aanvraag waarop uw klacht betrekking heeft;
  • duidelijke omschrijving van uw klacht;
  • eventuele bijlagen ter onderbouwing van uw klacht.

Hoe dient u een klacht in?

U kunt uw klacht op twee manieren indienen: 

  1. Online via ons digitale klachtenformulier.
  2. Per brief. Deze kunt u richten aan:
    Kiwa Register B.V.
    t.a.v. Klachtencoördinator
    Postbus 4
    2280 AA Rijswijk (ZH)